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Heymann & Partner

Übersicht EVB-IT Service

Dr. Lars Lensdorf

Heymann & Partner Rechtsanwälte

Taunusanlage 1

60329 Frankfurt

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Bedeutung und Anwendungsbereich EVB-IT Service

EVB-IT

AGB der öffentlichen Hand beim Bezug von IT-Leistungen; i.d.R. ausgewogen.

EVB-IT decken die unterschiedlichsten Beschaffungsgegenstände ab.

März 2014: Veröffentlichung der EVB-IT Service.

Anwendungsbereich EVB-IT Service

Detaillierte Regelung von IT-Services; komplexes Vertragswerk.

11 potentielle Tätigkeitsfelder: Wiederherstellung/Aufrechterhaltung derBetriebsbereitschaft; Überlassung neuer Programmstände; Hotline; Rufbereitschaft;Vor-Ort-Service; Lizenzmanagement; Abwicklung von Ansprüchen desAuftraggebers gegen Dritte; Datensicherung; Besondere Leistungen in Bezug aufSystemkomponenten; Schulung; Sonstige.

Teilw. Überschneidungen mit EVB-IT System, Systemlieferung, Erstellung; aber:detaillierter sowie separat verwendbar.

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Praxisrelevante Regelungsbereiche

Ziff. 1.3 (Gegenstand)

Serviceleistungen sind i.d.R. Werkleistungen.

TIPP: Spezifizieren, welche Leistungen als Werkleistungen betrachtet werden(Rechtsklarheit, bspw. bzgl. Abnahme, Gewährleistung).

Ziff. 1.7 (Gegenstand)

Regelung zur Verwendung automatisierter Verfahren, z. B. Lizenzmanagement,Monitoring-Tools, Ticketsystem.

Produkt muss im Angebot bezeichnet werden; darf keine den Interessen desAG zuwiderlaufende Funktionalitäten aufweisen (z.B. Ausspähen von Daten).

Auswechseln bzw. Einsatz einer neuen Version bedarf der ausdrücklichenEinwilligung des AG.

TIPP: Regelungen zur Einwilligung im Servicevertrag erweitern; ggf. Einwilligungdurch Anzeige ersetzen.

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Praxisrelevante Regelungsbereiche

Ziff. 2.1 (Bestandsaufnahme)

Übernahme eines fremden Systems; umfassende Überprüfungspflicht des AN.

AG muss Zugang zu Systemen und zu relevanten Verträgen gewähren.

Störungen, die bei Bestandsaufnahme vorhanden aber nicht erkanntrechtfertigen grds. keine Anpassung der Vergütung (siehe Ziff. 2.2.1).

TIPP:

Regelung bzgl. Umständen, die erst nach Bestandsaufnahme zu Tage treten.

Für AG: Prüfung, dass Bereitstellung von Informationen zulässig.

Ziff. 2.3.2 (Überlassung neuer Programmstände von Standard/Individual-SW)

Erstellung spezieller Programmstände (bspw. zur Umsetzung rechtlicherAnforderungen), wenn diese nicht verfügbar.

Pflicht zur Bereitstellung einer Übergangslösung.

TIPP:

Sicherstellen, dass a) Verpflichtung durch Vertrag mit Dritten abgedeckt istoder b) AN über die notwendigen Materialien/das Know-how verfügt.

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Praxisrelevante Regelungsbereiche

Ziff. 2.3.4 (Installation, Customizing, Integration neuer Programmstände derStandard-SW)

Hinweispflicht des AN bzgl. Konsequenzen für das IT-System.

Bekannte Inkompatibilitäten, Fehler explizit genannt.

Durchführung eigener Überprüfung unklar

TIPP: Regelung zur Überprüfung aufnehmen.

Ziff. 2.4 (Hotline)

Personelle und technische Ausstattung der Hotline; Aufkommen an Fragen zurNutzung/Störungsmeldung ist zu berücksichtigen.

TIPP:

Bei Übernahme eines vorhandenen Systems (Bestandsaufnahme) bisherigesCall-Aufkommen analysieren.

Wenn keine Analyse nicht möglich (fehlendes Datenmaterial, Neuerstellung),(vertragsstrafenfreier) Verifikationszeitraum mit Anpassungsmöglichkeit.

Einspielen neuer größerer Programmstände beachten.

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Praxisrelevante Regelungsbereiche

Ziff. 5.2.1.4 (Nutzung alter Programmstände)

AG ist berechtigt, alte Programmstände zu nutzen; AN muss dannentsprechendes Know-how vorhalten.

TIPP: Pflicht zur Übernahme neuer Programmstände, ansonsten Recht zurAnpassung der Vergütung bei Mehraufwand vereinbaren.

Ziff. 5 (Nutzungsrechte an Entwicklungen)

AG erwirbt grds. nur nicht-ausschließliche Rechte (5.2.2.1).

TIPP: sofern AG stärkere Position wünscht, ist gesonderte Regelung erforderlich.

Ziff. 7 (Reaktions-/Erledigungszeiten)

Wenn keine Reaktionszeiten vereinbart, „unverzüglich“ (7.1) => § 121 I BGB =ohne schuldhaftes Zögern (sofort); Erledigung in angemessener Frist (7.1).

TIPP: angemessene Reaktionszeiten vereinbaren; Servicevertrag siehtausdrücklich Tabelle vor (Ziff. 10.2.3).

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Praxisrelevante Regelungsbereiche

Ziff. 8 (Austausch von Geräten/Ersatzgeräte)

Hinweispflicht des AG, wenn ausgetauschter Gegenstand Datenträger enthält(Ziff. 8.5).

TIPP:

AG sollte sich nicht (nur) auf Hinweispflicht verlassen; bei personenbezogenenDaten verantwortliche Stelle.

Mögliche Haftung bei Datenverlust/Reputationsschäden berücksichtigen.

Ziff. 9 (Testsystem)

Testsystem ist vom AG bereit zu stellen; AN betreut.

Aber: AN ist für Aktualität des Testsystems verantwortlich; insbesondere fürTestdaten (Ziff. 9.3).

Personenbezogene Daten aus Produktivsystem müssen anonymisiert werden(Kosten!).

TIPP: Verantwortung für Testdaten regeln; bei Kosten beachten.

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Praxisrelevante Regelungsbereiche

Ziff. 11 (Mitteilungspflichten des AN)

Umfassende Mitteilungspflichten; u. a. wenn a) IT-System, technischeMaßnahmen oder Abläufe des AG nicht (mehr) aktuellem Stand der Technik/Anforderungen der IT-Sicherheit entsprechen oder b) Änderungen bei Normen(EB, DIN, ISO) eintreten, die Auswirkungen auf Leistungserbringung haben.

TIPP: Hinweispflichten konkretisieren.

Ziff. 12 (Personal/Subunternehmer)

Austausch von Personen in Schlüsselpositionen (z. B. Projektleiter) nur mitEinwilligung des AG; Einwilligung bei „zwingender Erforderlichkeit“ (12.3).

Einsatz/Austausch von Subunternehmern ebenfalls nur mit Einwilligung;Einwilligung muss nicht erteilt werden, wenn sachlicher Grund.

TIPP: Handlungsspielraum des AN erweitern.

Ziff. 13 (Vergütung)

Vom AG zu vertretende Wartezeiten des AN werden wie Arbeitszeiten vergütet.

Je Kalendertag grds. nur Tagessatz, d. h. Vergütung von Überstunden - (13.4)

TIPP: Bzg. Überstunden ggf. abweichende Regelung treffen.

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Praxisrelevante Regelungsbereiche

Ziff. 14 (Verzug/Vertragsstrafen)

Nichteinhaltung von Reaktions-/Erledigungszeiten: je angefangene 25%Überschreitung => Vertragsstrafe i.H.v. 0,1% der jährlichen Vergütung.

Kappungsgrenzen: max. 1% der jährlichen Vergütung/Verzugsfall;max./Vertragsjahr: 5% der jährlichen Vergütung.

Bemessungsgrundlage Vergütung unklar: Gesamtvergütung oderleistungsrelevante Vergütung?

TIPP: Reaktions-/Erledigungszeiten („unverzüglich“) spezifizieren; KlarstellungBemessungsgrundlage.

Ziff. 16 (Abnahme)

„nicht nur unwesentliche Eingriffe“ unterliegen der Abnahme (Fall 1), beiunwesentlichen Eingriffen (nur) Erklärung der Betriebsbereitschaft durch denAN (Fall 2; Ziff. 16.1).

AN kann vom AG Erklärung verlangen ob Fall 1 oder Fall 2.

TIPP: Klärung ob Fall 1 oder Fall 2 vor Vertragsabschluss und Aufnahme einerentsprechenden Regelungen in den Vertrag.