Kommunen der Zukunft Kommunen der Zukunft
Mitarbeiterorientiert -motivationsorientiertMitarbeiterorientiert -motivationsorientiert
Wege zu einer neuen VertrauenskulturWege zu einer neuen Vertrauenskultur
ZielvereinbarungenZielvereinbarungen
zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern/Teamszwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern/Teams
AgendaAgenda
•Netzwerk Kommunen der Zukunft
•Was verstehen wir unterZielvereinbarungen
•Zielvereinbarungen bei derGemeinde Eppelborn
•vorläufige Evaluation
•Wie geht es weiter?
Netzwerkknoten-ThemaNetzwerkknoten-Thema
•Strategisches Ziel:Entwicklung von Mitarbeiterakzeptanz im Prozeßder Verwaltungsmodernisierung
•Leitprojekt:Motivationsentwicklung
•Themenschwerpunkt:Auf dem Weg zur Vertrauenskultur:Motivationsentwicklung durch Zielvereinbarungen(Einführung, Aushandlungsprozess,Rückkoppelung)
Leitbild Reformkonzept Projektorganisation
Bür
ger
orien
tie
rung
Ver
wal
tungs
kul
tur,
Füh
rung,
PE
Poli
tik/
Ver
wal
tung
Führung
Verantwortung
Ideen Regeln Ressourcen
Führung
Verantwortung
Ideen Regeln Ressourcen
Kostenrechnung
Produkte
Veränderung der
Organisation
Controlling/
Berichtswesen
Kontrakt-
management
Delegation der
Ressourcenver-
antwortung
Budgetierung
Nicht direkt NSM
Erw. NSM
der KGSt
(1996)
Rathaus der VerwaltungsmodernisierungRathaus der Verwaltungsmodernisierung
Veränderter Stellenwertder PersonalentwicklungVeränderter Stellenwertder Personalentwicklung
Personal-
entwicklung
Personal-
entwicklung
Erwartungen
von Bürgern
(Kunden)
Erwartungen
von Bürgern
(Kunden)
Verwaltungs-
modernisierung,
Dstl-Innovat.
Verwaltungs-
modernisierung,
Dstl-Innovat.
Neue pro-
fessionelle An-
forderungen u.
Tätigk.
Neue pro-
fessionelle An-
forderungen u.
Tätigk.
Ansprüche
der MA an die
Arbeit
Ansprüche
der MA an die
Arbeit
Knappe fi-
nanzielle Res. -
Personalstärke
Knappe fi-
nanzielle Res. -
Personalstärke
Formen vonZielvereinbarungenFormen vonZielvereinbarungen
J1954: Management by Objectives (Peter F. Drucker: „DiePraxis des Managements“)
JZV im Rahmen des Kontraktmanagements(zw. Beschäftigten(-gruppen) und Vorgesetzten, die in ein umfassendes,durchgängiges Zielsystem eingebettet sind und dem Anspruch folgen,die Verwaltung als Ganzes ziel- und ergebnisorientiert zu steuern)
JZV im Rahmen von Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gesprächen (MVGs)(als Alternative oder Ergänzung zu der Personalbeurteilung)
JZielvereinbarungen mit Entgeltbezug(honorieren die Zielerreichung mit Leistungszulagen oder -prämien:besondere Leistung, arbeitsrechtl. verbindlicher Charakter, Gegenstandder Entgeltpolitik)
JMischformen
Umfeld der ModernisierungUmfeld der Modernisierung
uschwierige Übergangsphase beimModernisierungsprozess: Anfangseuphorieund Entschlossenheit vielerorts verflogen
unachlassende Bereitschaft zur Mitwirkung
uweitgehender Rückzug der Politik
uPromotoren als Einzelkämpfer
u„harte“ Reformmassnahmen (wieBudgetierung) ja, „weiche“ (wie PE) zögernd
Haushaltskonsolidierung: Verwaltungsreform= Personalabbau + Arbeitsintensivierung
„Wenn Du ein Schiff bauenwillst, so trommle nichtLeute zusammen, um Holzzu beschaffen, Werkzeugevorzubereiten, Aufgaben zuvergeben und die Arbeiteinzuteilen, sondern weckeihnen die Sehnsucht nachdem weiten, endlosenMeer.“
(Antoine de Saint-Exupery“
Zielvereinbarungen sind... Zielvereinbarungen sind...
7verbindliche innerbetriebliche Absprachen
7Aushandlungsprozesse
7ein „partnerschaftlicher“ Austausch auf der Basisgeschäftspolitischer Schwerpunkte
7Beschreibungen von Zielen (angestrebte Ergebnisse)
7gelten für einen bestimmten Zeitraum
7eine eigenverantwortliche Selbstverpflichtung
Gütekritrien fürZielvereinbarungen sind...Gütekritrien fürZielvereinbarungen sind...
7 formale Kriterien
. meßbar
. eindeutig
. zeitlich befristet
. personenbezogen
7 inhaltliche Kriterien
. realisierbar
. beeinflußbar
. ernsthaft
. widerspruchsfrei
. akzeptiert
Die 7 Elemente einerZielvereinbarung...Die 7 Elemente einerZielvereinbarung...
Wie ist die Ausgangslage?
7 Wer sind die beteiligten Personen?
7 Was ist Gegenstand der Zielvereinbarung?
7 Welche Maßnahmen können ergriffen werden?
7 Für welchen Zeitraum gilt die Zielvereinbarung?
7 Wie messe ich den Zielerreichungsgrad?
7 Wie werden die Ergebnisse bewertet?
Zielvereinbarungen Warum? Zielvereinbarungen Warum?
7Motivation
7Handlungsspielraum
7partnerschaftliches Gegenstromverfahren
7Commitment*
7Selbststeuerung
7Optimierung der Verwaltungs- organisation
Mitarbeiterbeteiligung
Steuerung
CommitmentCommitment
7ist die persönliche, innere Verpflichtung, seinBestes zu tun, um das vereinbarte Ziel zuerreichen
7setzt voraus, daß die Beteiligten sich in denvereinbarten Zielen wiederfinden
7setzt voraus, daß alle - das gesamte Team - ander Zielfindung beteiligt waren
Zielvereinbarungen Wie geht das? Zielvereinbarungen Wie geht das?
Aushandlungsphase:
7ZV-Gespräche zw. Führungskraft und Team
7 Abschluß einer Zielvereinbarung (Commitment)
Umsetzungsphase:
7 Maßnahmen zur Zielerreichung
7 begleitendes Controlling
3
1
Einführungsphase:
7ausführliche Information an alle Beteiligten
7Schulung der Führungskräfte und Teams
2
•Neu: Organisations- und Vertrauenskultur mitumfassender Mitarbeiterbeteiligung
•ZV verändern zentrale Prozesse in derOrganisation
•daher: Einführung auf eine breite Basis stellen
•Es gibt keinen Königsweg zur Einführung
•viel Zeit und Energie für Einführung des neuenInstrumentes verwenden
•Verhältnis der ZV zu anderen Elementen derPersonalentwicklung (materielle und immaterielle Leistungsanreize,Führungsleitlinien, Qualifizierung, Beurteilungswesen)
Zu beachten!Zu beachten!
! !
•Gründlichkeit vor Schnelligkeit
•Skepsis/Widerstände normal, Angst undVerunsicherung ernst nehmen(Angst vor Selbstbindung und Zielverfehlungen,Kontrolle des Arbeitshandelns, Zusatzbelastungen,Vorgeschichte der Modernisierung) Umgang mitZielverfehlungen, Zielabweichungen
•„Standort“ der Verwaltungsspitze (Chefsache)
•Entscheidung: Pilotbereiche oder vollständigeUmsetzung
•Evaluation des Instrumentes ZV in Praxis
Zu beachten!Zu beachten!
! ! !
•Informationvermittlung
•Bildung einer Projektgruppe
•ständiger Informationsfluß(Netzwerkknoten/PG hausintern)
•Anlaufprobleme/Verständigungsschwierig-keiten
•Schulungsveranstaltungen (ZV, Moderations-und Gesprächstechnik, MA-Gespräche)
•ZV als Qualitätsgrundsatz/Verwaltungsleitbild
•Beginn mit Pilotbereichen
Projektorganisation in EppelbornProjektorganisation in Eppelborn
•Erscheinungsbild
•Image und guter Ruf
•Kundenorientierung (Öffnungszeiten, Personal,Preisgestaltung, Wasserqualität und -temperatur)
•Angebotspalette (Jugend, Familie, Senioren,bes. Veranstaltungen, Ausstattung)
•höhere Besucherzahl
•Senkung des Betriebsmittelzuschusses
Beispiel:Beispiel:
Steigerung der Attraktivitätdes HallenbadesSteigerung der Attraktivitätdes Hallenbades
•Schulungsveranstaltung über Leitfadenfür die Pilotbereiche (intern)
•Abklärung letzter offener Fragen,insbesondere Verantwortung desTeamleiters und des Teams
•abschließende Festlegung der Themenund Inhalte
•Festlegung des Zeitplanes fürAushandlungsphase
EinführungsphaseEinführungsphase
•Verhandlungszeit: 6 - 10 Std, 2 bis 4 Termine
•Spezifizierung des Zieles, ausgiebige Erörterung derAusgangslage als Basis
•Positionen durchaus unterschiedlich, Zwang zumKompromiß, insbes. Finanzen
•Team: Pool von Ideen, „graue Mäuse“ gehen aus sichheraus
•Zielerreichungskontrolle: Problem der qualitativenMessung (Outcomes)
•Unsicherheit: Kunden- und Mitarbeiterbefragungen(spezielle Schulung)
•Förderung des Zusammengehörigkeitsgefühls und derIdentifikation mit der Aufgabe
•Unterschrift aller Beteiligten
AushandlungsphaseAushandlungsphase
•Zeitdauer: 1 Jahr/ 18 Monate
•Maßnahmen überwiegend entsprechendZeitplan/Erfolge bei Realisierungen
•Probleme:
–Abstimmung im einzelnen (Einbeziehung voninternen Dienstleistern zur Zielerreichung)
–Teammitglieder: Bewußtsein neuerVerantwortung entwickeln, Übersteigerung,Ausbrechen eines TM, Vernachlässigung derZV bei Urlaub des Teamleiters
UmsetzungsphaseUmsetzungsphase
•vierteljährliches Controlling
•absolut selbständiges Arbeiten aufgrundder ZV
•Umsetzungen permanent, Erfolge sichtbar(intern und für Außenstehende)
•Kunden- und Mitarbeiterbefragungen
•Feedback-Gespräch nach Ende desQuartals
ControllingControlling
Evaluation internEvaluation intern
•Schlußbewertung beim Bad
•Auftragserfüllung•Auftragserfüllung: Massnahmeplan fastvollständig abgearbeitet, durch a.o.Sanierungsarbeiten aber zusätzl. Schließzeitenund damit stagnierende Besucherzahl
•Wirtschaftlichkeit•Wirtschaftlichkeit: Senkung desBetriebsmittelzuschusses dennoch erreicht
•Kundenzufriedenheit•Kundenzufriedenheit: Befragung mitDurchschnittsnote 2,1
•Mitarbeiterzufriedenheit•Mitarbeiterzufriedenheit: Befragung mitDurchschnittsnote 2,47
Evaluation externEvaluation extern
•Bewertung durch Forschungsprojekt derHans-Böckler-Stiftung i.Z.m.Verwaltungshochschule Speyer:
•Operationalisierung und Akzeptanz:•Operationalisierung und Akzeptanz:nur geringe Probleme, Qualitätsziele i.V.m.weitreichenden Entscheidungs- undHandlungsspielräumen motivationsfördernd (selbst beigrößerer Arbeitsbelastung)
•Wirkungen:•Wirkungen:- durchweg Zufriedenheit bei den Beschäftigten- stabile Motivation- nachgewiesene Verbesserung der Dienstleistungsqualität und Effizienzsteigerungen
•In Eppelborn:
–weitere drei Zielvereinbarungen( „Saubere Gemeinde“,Öko-Audit, Bürgeramt und -info)
–Fortsetzung in 2.002, gekoppelt an produktorientiertenHaushalt (Produkte, Produktgebiete)
•praktische Anwendung und Weiterentwicklung desLeitfadens im veränderten Netzwerkknoten(Eppelborn, Sindelfingen, Wolfsburg, Krefeld,Landkreis Westfalen-Lippe), ggf. unterEinbeziehung des neuen „kommunalenstrategischen Managements“ der KGSt von 2000
Wie geht es weiter?Wie geht es weiter?
inschriftlicherForm zu
bestellenbei:
KGSt, Köln
Ihnen, viel Erfolg, ...Ihnen, viel Erfolg, ...
denn
auch der
weiteste Weg
beginnt
mit dem
ersten Schritt!
